So gelingt profitables Praxiswachstum

Ihre Praxis ist auf Wachstumskurs? Sehr gut. Jetzt gilt es aufzupassen, damit Ihre eigene Arbeitsbelastung, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und die Gewinnentwicklung auch Schritt halten. Denn spätestens mit Eintritt des dritten Zahnarztes sind neue Organisations- und Führungsstrukturen gefragt: Wer einfach nur laufen lässt, erlebt zunehmende Ineffizienz, erzeugt Unzufriedenheiten und verbrennt Geld. Zentral wichtige Handlungsfelder auf dem Expansionsweg Ihrer Praxis sind beispielsweise

Dieser Blog-Artikel befasst sich mit der Erweiterung des Organigramms

Nicht nur hinsichtlich des Therapiekonzeptes, sondern auch in anderen Bereichen brauchen Mehrbehandlerpraxen / MVZ eine größere Regelungsdichte. Denn ansonsten entstehen satte Produktivitätsverluste. Ein typisches Beispiel: Zahnärzte haben Leerlauf, weil Behandlungstermine zu lang gesetzt wurden, kein Zimmer frei ist, die Patientensteuerung holpert oder zu wenig Assistenzkräfte vorhanden sind.

Wer solides Praxiswachstum plant, sollte sich frühzeitig Gedanken über die erforderlichen organisatorischen Anpassungen machen. In der Realität wird leider viel zu häufig der dritte und wenig später der vierte Zahnarzt eingestellt, ohne dass die organisatorischen Voraussetzungen für eine profitable, für beide Seiten erbauliche Zusammenarbeit geschaffen wurden.

Eine in diesem Zusammenhang zwingend notwendige Maßnahme ist die Einführung einer Teamleiterstruktur.

Dazu folgende Erläuterungen:

Unter dem Begriff der „Führungsspanne“ wird die Anzahl der Mitarbeiter verstanden, die ein Vorgesetzter leitet und koordiniert. Die typische Situation in einer kleinen Praxis ist in folgender Abbildung dargestellt:

Hier liegt die Führungsspanne bei sieben Mitarbeitern, das ist für einen Praxisinhaber gut zu schaffen.

Wenn die Praxis eine Wachstumsstrategie verfolgt, ergibt sich jedoch schnell eine Situation wie in Abbildung 2.

Sobald angestellte Zahnärzte hinzukommen, steigt die organisatorische Komplexität um ein Vielfaches und damit multiplizieren sich die Führungsaufgaben für den Chef. Die entstehende, extrem hohe Arbeitsbelastung birgt Frustpotenzial, zumal in dieser Phase auch die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse noch weit hinter dem zurückliegen, was ursprünglich erwartet wurde. Was wiederum dazu führt, dass Praxisinhaber viel zu lange an ihrer Rolle als Hauptumsatzträger festhalten und die notwendige Anpassung der Organisationsstrukturen aus dem Blickfeld gerät.

Der Lösungsansatz liegt in der Verankerung einer zweiten Hierarchieebene. Rund um die Einstellung des dritten Zahnarztes sind

  • die kompetente Besetzung der Praxismanagement-Position und
  • die Bildung einer Teamleiterstruktur erforderlich

um die anstehenden Leitungs- und Koordinationsaufgaben breiter zu verteilen.

Der Praxisinhaber führt in diesem bewährten Modell das Zahnärzteteam und den Praxismanager. Die Teamleiter führen die Mitarbeiter der zweiten Ebene und werden vom Praxismanager in ihrer Aufgaben unterstützt. Für den fachlichen Part wird den Teamleitern ein Zahnarzt zur Seite gestellt (entweder der Inhaber selbst oder ein angestellter Zahnarzt). Bei einer Teamgröße ab ca. 40 Mitarbeitern ist es ergänzend sinnvoll, über die Einstellung eines ausgebildeten Personalverantwortlichen nachzudenken, der auch als rechte Hand des Praxisinhabers fungiert.

Die Weiterentwicklung des Organigramms in der Endstufe zeigt die folgende Abbildung.

Teamleiterstruktur | Mehrbehandlerpraxis

Bitte bedenken Sie: Diese Entwicklung hin in die neue Struktur ist extrem herausfordernd und für das gesamte Praxisteam mit „Wachstumsschmerzen“ verbunden. Viel zu oft passiert es, dass bewährte Mitarbeiter in die Teamleiterpositionen gehoben werden ohne genau zu wissen, was von ihnen denn jetzt konkret erwartet wird. Oft auch ohne Qualifizierung für die zwischenmenschliche Seite der Führungsaufgabe. Gleichzeitig sind Mitarbeiter der zweiten Ebene häufig enttäuscht, weil ihnen nun der direkte Draht zum Chef verwehrt und sie mit ihrem Teamleiter unzufrieden sind. Im Ergebnis erleben viele Praxen in dieser Phase eine große Unruhe, steigenden Krankenstand, deutlich zunehmende Fluktuation und entsprechend hohe Produktivitätseinbußen.

Konzeptstarke, vorbeugende Maßnahmen liegen in der frühzeitigen, treffsicheren Besetzung der Praxismanagement-Position, der skizzenhaften Verprobung des Organigramms inklusive Erarbeitung der Stellenbeschreibungen und einer vorausschauenden Teamentwicklung. Phasenweise Unterstützung von außen kann sehr sinnvoll sein.

Vielen Dank für Ihr Interesse,
Maike Klapdor

KlapdorKollegen Dental-Konzepte GmbH & Co. KG

Haus Sentmaring 15
D-48151 Münster
Telefon: 0251 / 70 35 96-0

E-Mail: kontakt@klapdor-dental.de